第8条（行政文書ファイル等の分類、名称及び保存期間）

行政機関の長は、当該行政機関における能率的な事務及び事業の処理に資するとともに、国の有する諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるよう、法第五条第一項及び第三項の規定により、行政文書及び行政文書ファイルについて、当該行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。 ２ 法第五条第一項の保存期間は、次の各号に掲げる行政文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。 一 別表の上欄に掲げる行政文書（次号に掲げるものを除く。） 同表の下欄に掲げる期間（当該期間を超える期間とすることが行政文書の適切な管理に資すると行政機関の長が認める場合にあっては、当該行政機関の長の定める期間） 二 他の法律又はこれに基づく命令による保存期間の定めがある行政文書 当該法律又はこれに基づく命令で定める期間 三 前二号に掲げる行政文書以外のもの 別表の規定を参酌し、行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて行政機関の長が定める期間 ３ 行政機関の長は、別表の上欄に掲げる行政文書以外の行政文書が歴史公文書等に該当する場合には、一年以上の保存期間を設定しなければならない。 ４ 次の各号に掲げる行政文書であって、法第五条第五項の規定により国立公文書館等への移管の措置をとるべきことを定めたもの（当該措置をとるべきことを定めた行政文書ファイルにまとめられたものを含む。）に係る同条第一項の保存期間は、第二項第一号の規定にかかわらず、当該各号に定める期間（当該期間を超える期間とすることが行政文書の適切な管理に資すると行政機関の長が認める場合にあっては、当該行政機関の長の定める期間）とする。 一 条約その他の国際約束に関する次に掲げる文書 二十年 イ 閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書 ロ 国会審議文書 ハ 官報公示に関する文書その他の公布に関する文書 ニ 条約書、批准書その他これらに類する文書 二 行政手続法（平成五年法律第八十八号）第二条第三号に規定する許認可等（以下この号及び別表の十一の項において「許認可等」という。）をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書 十年又は同項の下欄に掲げる期間 ５ 法第五条第一項の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の四月一日とする。 ただし、当該日以外の日（文書作成取得日から二年以内の日に限る。）を起算日とすることが当該行政文書の適切な管理に資すると行政機関の長が認める場合にあっては、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。 一 文書作成取得日から一年以内の日を起算日とする場合 行政機関の長が適当と認める日 二 文書作成取得日から一年を超え二年以内の日を起算日とする場合 行政文書管理規則で定める日 ６ 法第五条第三項の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。 ７ 法第五条第三項の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下この項及び第十一条第一項において「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の四月一日とする。 ただし、当該日以外の日（ファイル作成日から二年以内の日に限る。）を起算日とすることが当該行政文書の適切な管理に資すると行政機関の長が認める場合にあっては、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。 一 ファイル作成日から一年以内の日を起算日とする場合 行政機関の長が適当と認める日 二 ファイル作成日から一年を超え二年以内の日を起算日とする場合 行政文書管理規則で定める日 ８ 第二項及び第四項から第六項までの規定にかかわらず、行政機関の長は、行政文書の適切な管理に資すると認める場合には、行政文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した行政文書であって当該行政文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該行政文書ファイルにまとめることができる。 ９ 第五項及び第七項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しない。