第40条（委託者への定期報告）

賃貸住宅管理業者は、法第二十条の規定により委託者への報告を行うときは、管理受託契約を締結した日から一年を超えない期間ごとに、及び管理受託契約の期間の満了後遅滞なく、当該期間における管理受託契約に係る管理業務の状況について次に掲げる事項（以下この条において「記載事項」という。）を記載した管理業務報告書を作成し、これを委託者に交付して説明しなければならない。 一 報告の対象となる期間 二 管理業務の実施状況 三 管理業務の対象となる賃貸住宅の入居者からの苦情の発生状況及び対応状況 ２ 賃貸住宅管理業者は、前項の規定による管理業務報告書の交付に代えて、第四項で定めるところにより、当該管理業務報告書を交付すべき委託者の承諾を得て、記載事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって次に掲げるもの（以下この条において「電磁的方法」という。）により提供することができる。 この場合において、当該賃貸住宅管理業者は、当該管理業務報告書を交付したものとみなす。 一 電子情報処理組織を使用する方法のうち次に掲げるもの イ 賃貸住宅管理業者等（賃貸住宅管理業者又は記載事項の提供を行う賃貸住宅管理業者との契約によりファイルを自己の管理する電子計算機に備え置き、これを委託者若しくは当該賃貸住宅管理業者の用に供する者をいう。以下この条において同じ。）の使用に係る電子計算機と委託者等（委託者又は委託者との契約により委託者ファイル（専ら委託者の用に供されるファイルをいう。以下この条において同じ。）を自己の管理する電子計算機に備え置く者をいう。以下この項において同じ。）の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて記載事項を送信し、委託者等の使用に係る電子計算機に備えられた委託者ファイルに記録する方法 ロ 賃貸住宅管理業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された記載事項を電気通信回線を通じて委託者の閲覧に供し、委託者等の使用に係る電子計算機に備えられた当該委託者の委託者ファイルに当該記載事項を記録する方法 ハ 賃貸住宅管理業者等の使用に係る電子計算機に備えられた委託者ファイルに記録された記載事項を電気通信回線を通じて委託者の閲覧に供する方法 二 電磁的記録媒体をもって調製するファイルに記載事項を記録したものを交付する方法 ３ 前項各号に掲げる方法は、次に掲げる基準に適合するものでなければならない。 一 委託者が委託者ファイルへの記録を出力することにより書面を作成できるものであること。 二 前項第一号ロに掲げる方法にあっては、記載事項を賃貸住宅管理業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する旨又は記録した旨を委託者に対し通知するものであること。 ただし、委託者が当該記載事項を閲覧していたことを確認したときはこの限りでない。 三 前項第一号ハに掲げる方法にあっては、記載事項を賃貸住宅管理業者等の使用に係る電子計算機に備えられた委託者ファイルに記録する旨又は記録した旨を委託者に対し通知するものであること。 ただし、委託者が当該記載事項を閲覧していたことを確認したときはこの限りでない。 ４ 賃貸住宅管理業者は、第二項の規定により記載事項を提供しようとするときは、あらかじめ、当該委託者に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、書面又は電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって次に掲げるものによる承諾を得なければならない。 一 電子情報処理組織を使用する方法のうち次に掲げるもの イ 委託者の使用に係る電子計算機から電気通信回線を通じて賃貸住宅管理業者の使用に係る電子計算機に承諾をする旨を送信し、当該電子計算機に備えられたファイルに記録する方法 ロ 賃貸住宅管理業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された第六項に規定する電磁的方法の種類及び内容を電気通信回線を通じて委託者の閲覧に供し、当該電子計算機に備えられたファイルに承諾をする旨を記録する方法 二 電磁的記録媒体をもって調製するファイルに承諾をする旨を記録したものを交付する方法 ５ 前項各号に掲げる方法は、賃貸住宅管理業者がファイルへの記録を出力することにより書面を作成することができるものでなければならない。 ６ 第四項の規定により示すべき電磁的方法の種類及び内容は、次に掲げる事項とする。 一 第二項各号に掲げる方法のうち賃貸住宅管理業者等が使用するもの 二 ファイルへの記録の方式 ７ 賃貸住宅管理業者は、第四項の承諾を得た場合であっても、委託者から書面又は電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって次に掲げるものにより電磁的方法による提供を受けない旨の申出があったときは、当該電磁的方法による提供をしてはならない。 ただし、当該申出の後に当該委託者から再び同項の承諾を得た場合は、この限りでない。 一 電子情報処理組織を使用する方法のうち次に掲げるもの イ 委託者の使用に係る電子計算機から電気通信回線を通じて賃貸住宅管理業者の使用に係る電子計算機に申出をする旨を送信し、当該電子計算機に備えられたファイルに記録する方法 ロ 賃貸住宅管理業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された前項に規定する電磁的方法の種類及び内容を電気通信回線を通じて委託者の閲覧に供し、当該電子計算機に備えられたファイルに申出をする旨を記録する方法 二 電磁的記録媒体をもって調製するファイルに申出をする旨を記録したものを交付する方法 ８ 第五項の規定は、前項各号に掲げる方法について準用する。